المشتريات

مكانها في النظام

1. القائمة الجانبية
2. المشتريات

قسم المشتريات يغطي كل ما تشتريه الشركة: من طلب المواد داخليًا، إلى طلب عروض الأسعار من الموردين ومقارنتها، ثم أمر الشراء، فاستلام البضاعة، ثم فاتورة المورد وسدادها. لست مضطرًا لاستخدام الدورة كاملة؛ أغلب المنشآت الصغيرة تكتفي بـفاتورة المشتريات مباشرة.

الدورة الكاملة: طلب مواد ← طلب عرض سعر ← عرض سعر المورد ← أمر شراء ← إيصال استلام ← فاتورة مشتريات ← سند صرف

اختر الطريقة المناسبة لك

حالتك	ما تستخدمه
محل أو مؤسسة صغيرة تشتري وتدفع فورًا	فاتورة المشتريات فقط، مع خيار مدفوعة
تشتري بالآجل من موردين ثابتين	فاتورة مشتريات + سند صرف عند السداد
تطلب البضاعة وتصل لاحقًا على دفعات	أمر شراء ← إيصال استلام لكل دفعة ← فاتورة
شركة فيها أقسام تطلب احتياجاتها	طلب مواد ← أمر شراء (موافقة المدير قبل الشراء)
مشتريات كبيرة تحتاج مقارنة أسعار	طلب عرض سعر لعدة موردين ← مقارنة العروض ← أمر شراء للأفضل

قبل البدء: الموردون

مكانها في النظام

1. المشتريات
2. الموردون
3. إضافة مورد

1. اكتب اسم المورد كما في فاتورته.
2. اختر مجموعة الموردين (مثل: محلي، خارجي، خدمات). تفيدك في التقارير.
3. أدخل الرقم الضريبي للمورد إن كان مسجلًا في ضريبة القيمة المضافة. يظهر في تقاريرك ويُستخدم في إقرار الضريبة.
4. أضف العنوان وجهة الاتصال (الجوال والبريد) من أسفل الشاشة.
5. احفظ.

رصيد افتتاحي للمورد

إن كنت مدينًا لمورد قبل بدء استخدام رودكس، سجّل المبلغ في الأرصدة الافتتاحية بدل فاتورة جديدة، حتى لا تُحسب مشتريات هذه السنة.

فاتورة المشتريات

مكانها في النظام

1. المشتريات
2. فواتير المشتريات
3. إضافة

هذا المستند هو الأهم: يسجّل المصروف أو المخزون، وضريبة المدخلات القابلة للاسترداد، والمبلغ المستحق للمورد.

1. اختر المورد.
2. اكتب رقم فاتورة المورد وتاريخها كما هي في الورقة. رودكس يمنعك من إدخال نفس رقم فاتورة المورد مرتين، فيحميك من التكرار.
3. أضف الأصناف:
   • للبضاعة: اختر الصنف والكمية والسعر، وحدد المستودع الذي تدخله البضاعة.
   • للخدمات والمصروفات (إيجار، صيانة، كهرباء): أنشئ صنفًا غير مخزني باسم المصروف واربطه بحساب المصروف، أو استخدم القيد اليدوي للمصروفات النادرة.
4. تأكد من قالب الضريبة: ضريبة 15% تُضاف تلقائيًا. إن كان المورد غير مسجل في الضريبة احذف سطر الضريبة.
5. إن دفعت فورًا فعّل مدفوعة واختر الحساب (الصندوق أو البنك) والمبلغ.
6. أرفق صورة الفاتورة من زر المرفقات (مشبك الورق) لتعود إليها عند المراجعة.
7. احفظ ثم اعتمد.

بعد الاعتماد: تزيد كمية المخزون (إن كانت الأصناف مخزنية)، وتُسجل ضريبة المدخلات، ويظهر المبلغ في رصيد المورد.

تصوير الفاتورة بدل إدخالها

مكانها في النظام

1. المشتريات
2. تصوير فاتورة مشتريات

صوّر فاتورة المورد بالجوال أو ارفع صورتها. يقرأ رودكس رمز QR الضريبي المطبوع عليها (اسم المورد، الرقم الضريبي، التاريخ، الإجمالي والضريبة)، ويملأ الفاتورة، ويربطها بالمورد أو ينشئه إن لم يكن موجودًا. راجع البيانات ثم اعتمد.

• إدخال فاتورة مورد ببنودها بالتصوير: يقرأ أسطر الأصناف أيضًا، مناسب للفواتير الطويلة.
• إذا كانت الفاتورة بلا رمز QR (مورد غير مسجل) أدخلها يدويًا.

أمر الشراء

مكانها في النظام

1. المشتريات
2. أوامر الشراء
3. إضافة

استخدمه عندما تطلب البضاعة اليوم وتستلمها لاحقًا، أو تحتاج اعتماد المدير قبل الشراء.

1. اختر المورد وتاريخ التسليم المطلوب.
2. أضف الأصناف والكميات والأسعار المتفق عليها.
3. احفظ واعتمد، ثم أرسله للمورد: طباعة / PDF أو مشاركة واتساب من أعلى المستند.

لا يُنشئ أمر الشراء أي قيد محاسبي؛ هو التزام فقط. من زر إنشاء في أعلاه تنشئ إيصال الاستلام أو فاتورة المشتريات فتنتقل الأصناف والأسعار تلقائيًا.

حالة الأمر تتحدث وحدها: «بانتظار الاستلام»، «بانتظار الفوترة»، «مكتمل». تقرير متابعة أوامر الشراء يعرض ما استُلم وما فُوتر من كل أمر.

إيصال الاستلام

مكانها في النظام

1. المشتريات
2. إيصالات الاستلام

أو إنشاء ← إيصال استلام من أمر الشراء

يُدخل البضاعة إلى المستودع عند وصولها، قبل أن تصل فاتورة المورد. مفيد عندما يستلم أمين المستودع البضاعة والمحاسب يسجل الفاتورة لاحقًا.

• عدّل الكمية إلى ما وصل فعلًا. إن وصل جزء فقط، يبقى الباقي معلقًا على أمر الشراء لإيصال لاحق.
• الكميات التالفة أو المرفوضة: ضعها في خانة الكمية المرفوضة ومستودع المرفوضات.
• بعد الاعتماد أنشئ الفاتورة من إنشاء ← فاتورة مشتريات.

طلب المواد

مكانها في النظام

1. المشتريات
2. طلبات المواد

موظف أو قسم يطلب احتياجاته (مواد خام، قرطاسية، قطع غيار). حدد الغرض:

• شراء: يتحول إلى أمر شراء أو طلب عرض سعر.
• نقل مواد: نقل من مستودع لآخر (يتحول إلى حركة مخزون).
• صرف مواد: صرف للاستهلاك الداخلي.

يمكن أن يُنشأ طلب المواد تلقائيًا عندما ينخفض رصيد صنف تحت حد إعادة الطلب المسجل في بطاقة الصنف. فعّل ذلك من إعدادات المخزون.

طلب عرض السعر ومقارنة العروض

1. طلبات عروض الأسعار ← إضافة: أضف الأصناف والكميات وعدة موردين، ثم اعتمد. يمكن إرسال الطلب لكل مورد بالبريد.
2. سجّل رد كل مورد في عروض أسعار الموردين (السعر ومدة التوريد).
3. افتح تقرير مقارنة عروض أسعار الموردين لترى الأسعار جنبًا إلى جنب.
4. من العرض الأفضل: إنشاء ← أمر شراء.

المرتجعات للموردين

مكانها في النظام

1. المشتريات
2. إشعارات مدينة (مرتجعات)، أو من الفاتورة الأصلية: **إنشاء
3. مرتجع / إشعار مدين**

يُخرج البضاعة المرتجعة من المخزون، ويعكس الضريبة، ويخفض المستحق للمورد. التفاصيل في المرتجعات.

تقييم الموردين

مكانها في النظام

1. المشتريات
2. الإعداد
3. بطاقات تقييم الموردين

تقييم دوري لكل مورد بمعايير مثل الالتزام بالمواعيد ونسبة المرفوضات. يمكن أن يمنع التقييم الضعيف إنشاء أوامر شراء جديدة للمورد أو ينبهك قبلها.

التقارير الأهم

التقرير	يجيب عن
كشف فواتير المشتريات	كل فواتير الفترة بالمبلغ والضريبة لكل مورد
مشتريات الأصناف بالتفصيل	ماذا اشتريت من كل صنف وبكم
تحليل المشتريات	المشتريات شهريًا حسب المورد أو الصنف أو المجموعة
متابعة أوامر الشراء	ما لم يُستلم أو لم يُفوتر بعد
أصناف تحت حد إعادة الطلب	ما يجب شراؤه الآن
مقارنة عروض أسعار الموردين	أفضل سعر لكل صنف

رصيد كل مورد وأعمار ديونه في التقارير المحاسبية (كشف حساب المورد، أعمار ديون الموردين).

أخطاء شائعة

• إدخال الفاتورة مرتين: إن رفض النظام الحفظ برسالة تكرار رقم فاتورة المورد، فالفاتورة مسجلة من قبل؛ ابحث برقمها في القائمة.
• المستودع الخطأ: البضاعة تدخل المستودع المحدد في السطر. راجعه قبل الاعتماد، والتصحيح بعد الاعتماد يكون بحركة نقل مخزون.
• ضريبة على مورد غير مسجل: إن لم يكن على فاتورة المورد رقم ضريبي، فلا تضف ضريبة؛ وإلا ستطالب باسترداد ضريبة غير مستحقة في الإقرار.
• فاتورة مصروف على صنف مخزني: الكهرباء والإيجار ليست مخزونًا. استخدم صنفًا غير مخزني (ألغِ تفعيل إدارة المخزون في بطاقته).

خريطة القائمة

مكانها في النظام

1. القائمة الجانبية
2. المشتريات

العناصر الرئيسية

• فواتير المشترياتPurchase Invoiceقائمة
• تصوير فاتورة مشتريات/desk/rowdx-receiptشاشة
• إدخال فاتورة مورد ببنودها بالتصوير/desk/purchase-invoice?scan=1شاشة
• أوامر الشراءPurchase Orderقائمة
• إيصالات الاستلامPurchase Receiptقائمة
• طلبات الموادMaterial Requestقائمة
• طلبات عروض الأسعارRequest for Quotationقائمة
• عروض أسعار الموردينSupplier Quotationقائمة
• إشعارات مدينة (مرتجعات)Debit notes (purchase returns)شاشة
• الموردونSupplierقائمة

الإعداد11

• مجموعات الموردينSupplier Groupقائمة
• الأصنافItemقائمة
• قوائم الأسعارPrice Listقائمة
• قوالب ضريبة المشترياتPurchase Taxes and Charges Templateقائمة
• العناوينAddressقائمة
• جهات الاتصالContactقائمة
• بطاقات تقييم الموردينSupplier Scorecardقائمة
• معايير تقييم الموردينSupplier Scorecard Criteriaقائمة
• متغيرات تقييم الموردينSupplier Scorecard Variableقائمة
• تصنيفات تقييم الموردينSupplier Scorecard Standingقائمة
• إعدادات المشترياتBuying Settingsقائمة

التقارير13

• كشف فواتير المشترياتPurchase Registerتقرير
• مشتريات الأصناف بالتفصيلItem-wise Purchase Registerتقرير
• تحليل المشترياتPurchase Analyticsتقرير
• متابعة أوامر الشراء (المستلَم والمفوتر)Purchase Order Analysisتقرير
• متابعة الشراء من الطلب حتى الاستلامProcurement Trackerتقرير
• مقارنة عروض أسعار الموردينSupplier Quotation Comparisonتقرير
• طلبات مواد لم تُشترَ أو تُستلم بعدRequested Items to Order and Receiveتقرير
• أصناف تحت حد إعادة الطلبItems To Be Requestedتقرير
• حركة مشتريات الأصنافItem-wise Purchase Historyتقرير
• استهلاك الأصنافItem Wise Consumptionتقرير
• أوامر الشراء حسب الفترةPurchase Order Trendsتقرير
• إيصالات الاستلام حسب الفترةPurchase Receipt Trendsتقرير
• فواتير المشتريات حسب الفترةPurchase Invoice Trendsتقرير

أي عنصر لا تملك صلاحية عليه، أو غير متاح في باقتك، يختفي تلقائيًا من قائمتك.